OUTLOOK - POSTEINGANG SAUBER HALTEN

E-Mails, von den meisten verflucht, von allen genutzt und aus dem Alltag nicht wegzudenken. Wenn es schon nicht ohne geht, dann stell ich mir die Frage „Wie kann ich meinen Posteingang so organisieren, dass dieser sauber ist?“.

Für mich habe ich folgende Lösungen gefunden:

Posteingangsregeln
Wenn ich meine E-Mails so analysiere, dann lassen sich gewisse Muster erkennen aus denen man dann Gruppen von Absendern bilden kann. So sind es bei mir u.a. abonnierte Newsletter zu gewissen Fachthemen, Handelspartner, Hersteller und natürlich auch Kunden. Damit ich den Überblick behalte, habe ich für jede Gruppe einen eigenen Ordner im Posteingang angelegt und Posteingangsregeln definiert, damit E-Mails dieser Absender direkt in den jeweils vorgesehenen Ordnern landen.

Archivordner
Da monatlich mehrere hundert E-Mails im Posteingang landen können, habe ich mir folgende Struktur überlegt, um den Überblick zu behalten. Ich strukturiere meine E-Mails nach Jahr und Monat. D.h. im definierten Archivordner lege ich jeweils das aktuelle Jahr an und unter diesem dann 12 Unterordner. Sobald ein Monat rum ist, wandern alle E-Mails aus diesem Monat in den jeweiligen Archivordner.

E-Mailarchiv
Bei dieser Lösung ist man auf eine Drittanwendung angewiesen. Wir betreiben bei uns im Büro und bei all unseren Kunden eine revisionssichere E-Mail-Archivierungslösung, um zum einen die gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen und zum anderen einen manipulationssicheren E-Mailverlauf zu dokumentieren. Dieses E-Mail-Archiv bietet für jedes Postfach ein Benutzerportal an, in dem man E-Mails nach verschiedenen Kriterien, ähnlich der Google-Suche auffinden kann – sei es anhand des Betreffs, des Anhangs, des Absenders, des Datums oder anhand verwendeter Begriffe in der E-Mail selber.

Das sind meine drei Lösungen, die es mir ermöglichen meinen Posteingang sauber zu halten.

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