WARUM SICH EINE E-MAIL-ARCHIVIERUNG LOHNT

Allein schon aus technischer Sicht ist die E-Mail-Archivierung sehr charmant. Die Erfahrung zeigt, dass die meisten Postfächer keine Speicherplatzbegrenzung haben und somit sehr viele wichtige E-Mails u. Anhänge beinhalten, die für die tägliche Arbeit relevant sind. Benötigt man mal Informationen aus älteren E-Mails, so nimmt die Recherche in tausenden von E-Mails viel Zeit in Anspruch. Hochgerechnet auf die Anzahl der Mitarbeiter und die Arbeitstage pro Jahr kommt für die Suche einiges an aufgewendeter Arbeitszeit und somit auch Geld zusammen. Eine gute E-Mail-Archivierungslösung beinhaltet neben einer ausgereiften Suchfunktion für E-Mails und deren Anhänge auch eine Art Dokumentenmanagementsystem. Dies spart Zeit und bares Geld im täglichen Umgang mit E-Mails.

Darüber hinaus kann Dank elektronischer Archivierung die Möglichkeit einer vereinfachten elektronischen Rechnungsstellung genutzt werden. Hierbei kann durch qualifizierte Zeitstempel der Zeitpunkt des Versands, der Empfänger sowie der Inhalt der E-Mail nachgewiesen werden.

Außerdem bietet eine E-Mail-Archivierung eine Art Ausfallsicherheit der Daten des aktiven E-Mail-Servers durch die Ablage aller E-Mails inkl. Anhänge auf einer separaten Instanz. Sie schützt somit die Daten vor Verlust und entlastet den E-Mail-Server durch die Auslagerung historischer E-Mails. Wie bereits angemerkt, bieten gute Archivierungslösungen darüber hinaus ein Dokumentenmanagementsystem, in dem alle sensiblen Daten manipulationssicher abgelegt, verwaltet und jederzeit abgerufen werden können.

Ist eine E-Mail-Archivierungslösung darüber hinaus auch noch als revisionssicher zertifiziert, erfüllt man damit ganz automatisch seine gesetzlichen Verpflichtungen. Denn gleich mehrere Gesetze und Verordnungen machen die revisionssichere E-Mail-Archivierung quasi zu einer Pflicht. Dies betrifft branchenübergreifend alle Unternehmen die einen digitalen Geschäftsverkehr ausführen, Rechnungen, Angebote, Handelsbriefe u.ä. digital verarbeiten und z.B. per E-Mail versenden oder empfangen.

Doch worauf kommt es bei der Wahl einer Lösung genau an? Welche Punkte müssen bei der Einführung der E-Mail-Archivierung in Unternehmen aus technischer und organisatorischer Sicht beachtet werden? Antworten auf diese und viele weitere Fragen finden Sie in unserem Whitepaper Das 1x1 der E-Mail-Archivierung.

Sind Sie noch auf der Suche nach einer zuverlässigen, revisionssicheren und gesetzeskonformen E-Mail-Archivierungslösung? Möchten Sie erfahren welche Lösungen aktuell mit zu den besten am Markt zählen? Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf unter hallo@vicardion.de und fordern Sie Ihre kostenlose Beratung an.

Folgen Sie uns auf unseren Social Media Kanälen und teilen Sie diesen Beitrag mit anderen: